Proje Yönetim Ofisi (PYO) projeyle ilgili yönetim süreçlerini standartlaştıran, kaynak, yöntem, araç ve tekniklerin paylaşılmasını kolaylaştıran 
bir yönetim yapısıdır. 

 

Proje yönetim ofisinin sorumluluğu proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamaktan bir projenin veya projelerin doğrudan yönetimini üstlenmeye kadar farklılık gösterebilir.

Projelerdeki kontrol ve etki derecesi farklılık gösteren farklı Proje Yönetim Ofisi yapıları vardır:​

​

Destekleyen PYO: Destekleyen Proje Yönetim Ofisleri şablonlar, en iyi uygulamalar, eğitim, bilgiye erişim, ve diğer projelerden alınan dersleri paylaşarak bir danışman rolü oynar. Bu tip bir Proje Yönetim Ofisi projenin bilgi havuzu olarak hizmet eder. PYO tarafından sağlanan kontrol düşüktür.

​

​

Kontrol Eden PYO: Kontrol eden Proje Yönetim Ofisleri destek sağlar ve çeşitli yollarla uyum gösterilmesini talep eder. Uyumluluk belirli şablonları, biçimleri ve araçları kullanarak proje yönetim yapılarını ya da metodolojilerini benimsemeyi, veya yönetişime uymayı içerebilir. PYO tarafından sağlanan kontrol orta düzeydedir.

​

​

Yöneten PYO: Yöneten Proje Yönetim Ofisleri projeleri doğrudan yönetirler. PYO tarafından sağlanan kontrol yüksektir.

​

​

Proje Yönetim Ofisi,

• Kurumsal ve stratejik projelerden gelen verileri ve bilgileri birleştirir ve stratejik hedeflere ne kadar ulaşıldığını değerlendirir. 

• Organizasyonun portföyleri, programları, projeleri ve kurumsal ölçüm sistemleri arasındaki doğal bağlantıdır.

• Proje Yönetim Ofisince desteklenen ya da yönetilen projeler, birbirleriyle ilişkili olmadan sadece beraber yönetilebilirler. Bir Proje Yönetim Ofisinin biçim, fonksiyon ve yapısı desteklediği organizasyonun ihtiyaçlarına göre şekillenir.

• Proje Yönetim Ofisleri bir proje boyunca, tamamlayıcı bir paydaş ve ana karar mercii gibi davranma yetkisine ya da öneride bulunma, ya da gerektiğinde iş hedeflerine sadık kalmak amacıyla projeleri sonlandırma ya da farklı önlemler alma yetkisine sahip olabilirler. Üstelik Proje Yönetim Ofisi paylaştırılmış ya da özelleştirilmiş proje kaynaklarının seçiminde, yönetiminde ve dağıtımında yer alabilir.

​

​

Proje Yönetim Ofisinin birincil fonksiyonlarından biri, proje yöneticilerini aşağıdakileri içeren ama bunlarla sınırlı olmayan çeşitli yollarla desteklemektir:

• PYO’nun idare ettiği tüm projelerde kullanılan ortak kaynakların yönetilmesi,

• Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve standartların saptanması ve geliştirilmesi,

• Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim,

• Proje denetimleri yoluyla proje yönetimi standartlarına, politikalarına, prosedürlerine ve şablonlarına uyumun izlenmesi,

• Proje politikalarının, prosedürlerinin, şablonlarının ve diğer ortak belgelerin (organizasyonel süreç varlıklarının) oluşturulması ve yönetilmesi, ve

• Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi